Bedrijven in Europa kunnen tot 243 miljard euro besparen door over te schakelen op elektronische facturatie

De kost- en tijdsbesparingen zijn verder uitgelegd in een nieuw rapport dat vandaag gepubliceerd wordt door Billentis en gesponsord is door Ricoh.

Ondanks de aangetoonde besparingen wordt elektronische facturatie nog maar door een klein aantal bedrijven in Europa gebruikt. Men verwacht dat slechts één op de vijf facturen in 2013 elektronisch zal verstuurd worden. Dit toont aan dat er nog veel werk is om aan de doelen van de Europese Commissie voor 2020, namelijk dat e-invoicing de belangrijkste facturatiemethode wordt, te voldoen. Het rapport van Billentis geeft een aantal redenen weer waarom bedrijven terughoudend zijn tegenover elektronische facturatie, gaande van onduidelijke wettelijke vereisten tot partners die nog steeds hun facturen op papier willen zien. Ook raadt Billentis bedrijven aan om een drie-jaren-strategie op te stellen voor de succesvolle implementatie van e-invoicing voor zichzelf, de klanten en leveranciers.

“De trage overstap naar e-invoicing maakt duidelijk dat de barrières er duidelijk nog zijn, en dit zowel voor de bedrijven als voor de overheden in Europa”, zegt Eric Gryson, CEO van Ricoh Belgium en Luxemburg. “Zoals het verslag aangeeft: één van de meest kritieke stappen om elektronische facturatie succesvol te gaan invoeren, is eerst een duidelijke strategie te ontwikkelen om de overgang van papier naar elektronica vlot te laten verlopen. Maar recent onderzoek toont aan dat 57 procent van de Europese organisaties geen degelijke strategie heeft om de eigen documentatieprocessen, zoals facturatie, te beheren. Een duidelijke strategie die e-invoicing linkt aan bedrijfsdoelstellingen (zoals kostenbesparing, de productiviteit verhogen door tijdrovende manuele taken weg te werken, en meer effectieve communicatie met de klant) zal de organisatie helpen om een nieuw elektronisch facturatiesysteem sneller over te nemen.”

“Maar een cruciale verandering zoals overschakelen van een papieren factuur naar een digitaal formaat kan moeilijk of tijdrovend zijn, en het is de kunst om het te beheren zonder impact op de dagdagelijkse taken. Organisaties zouden advies moeten kunnen winnen van een document expert die de overgang van papieren naar elektronische facturatie kan beheren. Zo kan het bedrijf zelf blijvend de focus leggen op het voldoen aan de noden van hun klanten”, zei Eric Gryson nog.

Download het rapport voor meer informatie, of bereken hoeveel u kunt besparen door over te stappen naar elektronische facturatie op http://www.ricoh.be/nl/services-solutions/document-outsourcing/document-process-outsourcing/i-invoicing-calculator/