De afdeling Outsourcing Services van Ricoh Belgium groeit en verhuist daarom naar Evere

“Het efficiënt en intern beheren van documenten kan een complex gegeven worden voor een bedrijf, ongeacht de grootte”, legt Eric Gryson, CEO van Ricoh Belgium & Luxemburg, uit. “Sinds vele jaren helpen we onze klanten door hun documentprocessen voor onze rekening te nemen of door hun centrale afdrukinstallaties en hun postdiensten efficiënt te beheren, bijvoorbeeld via onze services zoals scannen en archiveren. Dit geheel van services is gegroepeerd onder de naam ‘Outsourcing Services’. Onze klanten vertrouwen het facturatieproces van hun financiële dienst, de HR-dossiers of zelfs de integratie van printtoestellen binnen hun interne drukkerij toe aan Ricoh Belgium. Zo kunnen onze klanten tijd vrij maken bij de eigen medewerkers, zodat die zich kunnen concentreren op de verdere ontwikkeling van het bedrijf.”

Sinds 10 juni 2013 is de afdeling Outsourcing Services dus gevestigd in Evere (Carlistraat 11) en beschikt het over grotere ruimtes, die beter aangepast zijn aan haar activiteiten. Met 600 m² aan burelen en 1200 m² productie-oppervlakte geeft het nieuwe gebouw Outsourcing Services de mogelijkheid om nog meer aan de vraag van de klanten te voldoen.

Managed Document Services

De afdeling Outsourcing Services maakt deel uit van de ‘Managed Document Services’ (MDS) van Ricoh Belgium. Deze afdeling staat voor de unieke aanpak van het bedrijf wat betreft het beheer afdrukdiensten en ze omvat de drie fundamentele stappen van documentbeheer: de input (het creëren van informatie), de doorvoer (hoe de informatie binnen het bedrijf doorstroomt) en de output (hoe de informatie wordt gebruikt om een toegevoegde waarde voor het bedrijf te betekenen).

Deze afdeling behandelt daarom rechtstreeks de belangrijkste bezorgdheden van bedrijven, namelijk: de kostenbeheersing, duurzaamheid van het milieu, veiligheid en beheer van informatie, effectiviteit van bedrijfsprocessen, change management binnen een organisatie, de productiviteit van de werknemers (IT), de optimalisatie van informatie en strategische infrastructuur. Het resultaat hiervan is dat bedrijven de informatie ontvangen die ze nodig hebben, op het juiste moment en in het juiste formaat.

De diensten van Outsourcing

Enkele voorbeelden van de belangrijkste verschillende diensten die de Outsourcing-afdeling kan aanbieden:

• Click & Post: Dit is een unieke oplossing waarbij de klant vanop zijn PC op de werkvloer alle fasen van het proces kan volgen in slechts enkele muisklikken: voorbereiding van documenten die men wil afdrukken, de afdruk zelf, onder omslag steken, de verzendkosten, bezorging bij de post tot de bezorging aan de geadresseerde.
• i-Invoicing: Deze oplossing maakt het mogelijk om de facturen aan leveranciers en klanten, medische dossiers … uit te besteden en geleidelijk over te stappen van een papieren naar een elektronische verwerking. Zo kan de snelheid van verwerken worden verhoogd, is er een duidelijker beeld van de kosten, wordt het aantal fouten verminderd en stijgt de tevredenheid bij de werknemers omdat ze zich kunnen concentreren op hun kerntaken.
• Managed Print / Mail Room: Dankzij Ricoh’s interne drukkerij, kunnen alle documenten binnen de bedrijfsmuren worden behandeld. Bovendien kan ook het beheer en de ondersteuning van de printers worden verzorgd door Ricoh. Dit levert tijdwinst, minder kosten en een verbeterde productiviteit op.

“Waar onze concurrenten zich vooral concentreren op de printapparatuur zelf, gaan wij een stapje verder. Ricoh Belgium legt zich ook toe op de daarmee verbonden processen op het vlak van afdrukken en elektronische informatie”, zegt Eric Gryson, CEO van Ricoh Belgium en Luxemburg.