De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten halveert zijn printkosten dankzij Ricoh Belgium

Naar een gestroomlijnd en gecentraliseerd park

De RSZPPO beschikt over vier vestigingen in België - een hoofdzetel in Brussel en drie filialen in Gent, Bergen en Luik – waar in totaal 390 personen werken. Met het oog op een optimalisering van de interne werking, besliste de RSZPPO in december 2012 om zijn volledige printerpark te herzien, dat bestond uit heel wat machines van meer dan drie jaar oud.. Het doel was komaf te maken met het verleden door het bestaande park te vervangen met een veel efficiënter, sneller en productiever printbeheersysteem. Om dit te bereiken vroeg de RSZPPO aan Ricoh Belgium om de bestaande situatie te analyseren, een cijfermatig onderzoek uit te voeren en de meest efficiënte manier te vinden om het park te stroomlijnen en te centraliseren.

Het printerpark in kaart gebracht

Ricoh Belgium bracht het volledige printerpark in kaart en analyseerde de bestaande machines, de afstand die gebruikers moesten afleggen, de vereiste functies (A3, kleuren,…) en het volume. De medewerkers van Ricoh Belgium hadden een gesprek met alle managers en een heleboel gebruikers om een schatting te kunnen maken die zo dicht mogelijk bij de werkelijkheid lag. Uit de eerste Pay Per Page studie (berekening TCO - Total Cost of Ownership) van Ricoh Belgium bleek dat de RSZPPO over een groot aantal printers en multifunctionele apparaten (MFP) beschikte. Het park bestond uit 109 machines, waarvan 92 printers, 14 MFP’s en 3 productieprint MFP’s van 32 verschillende modellen en 6 verschillende merken. Het maandelijkse printvolume bedroeg meer dan 570.000 pagina’s. Zonder de drukkerij in rekening te nemen, bleven er hiervan nog 160.000 pagina’s over voor de printers en MFP’s. Met deze audit stelde Ricoh Belgium vast dat de totale kost van de printers en MFP’s (zonder de drukkerij) om en bij de € 2.500 per maand lag, wat enorm hoog is.

Eric Gryson, CEO van Ricoh Belgium & Luxembourg, legt uit : “Het doel van deze analyse was een algemeen beeld te scheppen van het park, de kostprijs en het energieverbruik. Zo kon het best mogelijke alternatief voorgesteld worden wat machines betreft, dat zou zorgen voor een kostenverlaging. Het is algemeen bekend dat onze multifunctionele apparaten niet alleen meer volume kunnen produceren maar ook een positieve invloed hebben op het kostenplaatje. Door de individuele printers simpelweg af te schaffen en het aantal MFP’s te verhogen, kunnen we hetzelfde rendement garanderen aan de helft van de prijs! “

Kostenverlaging van ongeveer 50% !

De 92 individuele printers verdwenen en de 14 bestaande MFP’s werden vervangen door 38 Ricoh MFP’s met hoge prestaties (20 Z/W en 18 kleuren). De papier- en energiebesparingen werden gerealiseerd door recto/verso printen als standaard in te stellen alsook zwart/wit op de machines met kleur.

Dankzij deze aanpassingen zal de RSZPPO jaarlijks ongeveer € 14.704 aan materiaal, € 3.368 aan energieverbruik en € 4.765 aan papierverbruik besparen, goed voor een totale jaarlijkse besparing van € 22.837. Wat het milieu betreft, vermindert de RSZPPO zijn CO₂-uitstoot met 10 ton per jaar dankzij de papierbesparing en met nog eens 9 ton per jaar door de energiebesparing.  

Eric Gryson benadrukt: “ Door het gebruik van grondstoffen te beperken, het productieproces te stroomlijnen en het energieverbruik te verlagen, benutten we alle milieuvoordelen van onze MFP’s. Zo waren we in staat de RSZPPO te helpen bij het verlagen van zowel hun milieu impact als hun algemene kosten. Bovendien werden ze ook efficiënter en kregen ze een betere controle over de kosten. “

Veiligheid van documenten en ondersteuning

Zoals bij elke publieke instelling is de veiligheid van documenten van cruciaal belang. Dankzij het “follow you printing“ principe, kan elke gebruiker door middel van een badge op eender welke MFP printen. Dit komt niet enkel de veiligheid en vertrouwelijkheid van documenten ten goede, maar vermindert ook drastisch de nutteloze prints die we maar al te vaak op de printer vergeten.

Met zijn duidelijk printbeleid, vereenvoudigde Ricoh Belgium het leven bij de RSZPPO aanzienlijk. Dankzij het gebruik van één enkel merk en 38 MFP’s van slechts 4 verschillende types, is het gemakkelijker voor gebruikers om de apparaten te bedienen en bij een storing kan Ricoh Belgium deze ook snel oplossen. De tevredenheid over de MFP’s was meteen merkbaar, zowel op het vlak van printsnelheid als –kwaliteit. Dankzij Ricoh Belgium kan de RSZPPO zich voortaan concentreren op zijn kernactiviteiten.

“Wij zijn uiterst tevreden over het werk dat Ricoh Belgium leverde. De stroomlijning van ons printerpark stelde ons in staat ons verbruik te controleren en dusdanig heel wat kosten te besparen. Dankzij de ervaring en knowhow van Ricoh Belgium, hoeven we ons voortaan geen zorgen meer te maken over printerproblemen”, besluit Luc Duyck, ICT productie- en infrastructuurverantwoordelijke.