Les PME européennes plus proches de la numérisation totale que les grandes entreprises mais elles doivent maintenant optimiser leurs processus

Jeudi 12 décembre 2013 — Vilvorde, 12 décembre 2013 – Les petites et moyennes entreprises (PME) à travers l'Europe avancent beaucoup plus rapidement que leurs pairs des grandes organisations dans la course à compléter les initiatives clés de transformation numérique selon une étude commandée par Ricoh Europe. Près des deux tiers des PME (64 %) envisagent de numériser leurs documents physiques restants au cours des trois prochaines années, à comparer avec moins de la moitié (46 %) des grandes entreprises. De plus, 78 % des dirigeants de PME disent que les employés peuvent travailler sur les documents à partir de n'importe quel appareil mobile fourni par l'entreprise, comparé aux 69 % dans les grandes entreprises.

La transformation digitale va permettre aux PME d'évoluer vers le futur sur base d’un modèle de fonctionnement plus productif et souple où le partage de connaissance des employés est amélioré et où les employés sont plus réactifs aux besoins des clients. Cependant, l'étude pointe également un risque pour les PME du fait que leurs employés sont également plus susceptibles (62 %) d’utiliser des appareils personnels pour stocker des informations par rapport aux 55 % pour les grandes entreprises, ce qui représente une proportion importante également. De telles actions peuvent limiter les bénéfices d'un partage effectif d'information et même résulter en une perte importante de connaissances business si les employés quittent la société et que des documents critiques ne sont pas retrouvés. La présence de plus d'iWorkers (‘intelligent workers’) dans le futur - employés fiables et formés qui ont accès 24/7 à toutes les informations nécessaires pour rencontrer les besoins du business et des clients - est une mesure qui permettrait de prévenir de tels impacts. L'étude montre que, d'ici 2018, 30 % des dirigeants s'attendent à ce que la majorité de leurs employés correspondent à la définition d'iWorker. Néanmoins, il y a encore un long chemin à parcourir avant que les environnements de travail soient plus collaboratifs et réactifs.

L'étude montre aussi qu'aujourd'hui, les dirigeants de PME pensent que leur inaptitude actuelle à accéder aux documents et autres informations importantes à partir d'appareils mobiles sont les deux domaines principaux qui les freinent quand il s'agit de partager effectivement l'information. Ainsi, alors qu'ils sont plus optimistes quant à la numérisation totale de leurs opérations business dans les trois ans à venir, ces perspectives complémentaires suggèrent que de nombreux processus business critiques et flux de documents doivent encore être revus et optimisés pour supporter les besoins du business et des employés dans le futur.

Pour poursuivre efficacement la digitalisation, les PME doivent s'assurer de revoir leur technologie existante et que leurs processus ou méthodes de travail sont optimisés afin d'en retirer le meilleur. En fait, tous les dirigeants d’entreprise classent l'optimisation des processus business de documents critiques (revoir la manière de travailler dans les interactions business de base) en numéro un de l'activité liée à la technologie pour avoir le plus grand impact positif possible sur la croissance de leur business.

Cependant, en plus, ils doivent aussi surmonter les obstacles culturels à la gestion des informations. Comme leurs pairs dans les grandes organisations, le défi est d'établir un nouveau type de culture de partage de l'information. Plus de la moitié des dirigeants de PME (55 %) et des dirigeants de grandes entreprises (53 %) reconnaissent que leurs organisations ont des lacunes au niveau du partage.

Eric Gryson, Ricoh Belgium et Luxembourg, déclare : « Les PME tournées vers l’avenir ont une fantastique opportunité devant elles. En numérisant davantage leurs documents critiques d’affaires et en optimisant leurs processus, ils seront en mesure d'accéder à l'information rapidement, chaque fois qu'ils en auront besoin. Surtout, ce faisant, ils vont augmenter la productivité en gérant leurs connaissances plus efficacement. Ils seront également plus souples dans un environnement de travail en évolution, plus sensibles aux besoins des clients et en mesure d'améliorer le partage des connaissances des employés. Ensuite, quand ces fondations seront définies, ils seront en mesure de construire une culture du partage de l'information qui va attirer et retenir plus d'iWorkers pour conduire l'entreprise vers le succès. »

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La plus grande partie des revenus générés par la société provient de produits, solutions et services qui améliorent l'interaction entre les personnes et l'information. Ricoh produit également des appareils photos numériques et des produits industriels spécialisés, maintes fois primés. L'entreprise est réputée pour la qualité de sa technologie, le niveau exceptionnellement élevé de son service à la clientèle et ses initiatives en matière de développement durable.

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