L’Office National de Sécurité Sociale des Administrations Provinciales et Locales réduit ses coûts d’impression de moitié grâce à Ricoh Belgium

Lundi 22 avril 2013 — Vilvorde, le 22 avril 2013 – Ricoh Belgium a optimisé le système de gestion de l’impression de l’ONSSAPL (Office National de Sécurité Sociale des Administrations Provinciales et Locales), ce qui a permis à l’organisme de réduire ses coûts liés à ce poste de 49,2% mais aussi sa consommation de papier et d’énergie.

Vers un parc rationnalisé et centralisé

L’ONSSAPL dispose de quatre implantations en Belgique : un siège principal à Bruxelles et trois filiales à Gand, Mons et Liège, rassemblant près de 390 employés. En vue d’optimaliser son fonctionnement interne, l’ONSSAPL désirait revoir en profondeur son parc d’impression en décembre 2012 composé de nombreuses machines dont la plupart avaient déjà plus de 3 ans. L’objectif était donc de faire tabula rasa du passé et de remplacer le parc existant par un système de gestion d’impression nettement plus efficace, rapide et productif. Pour atteindre cet objectif, l’ONSSAPL a demandé à Ricoh Belgium d’étudier la situation existante, de réaliser un audit chiffré et de trouver la manière la plus efficace d’obtenir des économies en rationalisant et en centralisant le parc.

Cartographie du parc d’impression

Ricoh Belgium a donc dressé une réelle cartographie du parc d’impression en analysant le nombre d’appareils existants, la distance parcourue par les utilisateurs, les fonctions requises (A3, couleurs,…) et enfin la charge d’impression. Pour obtenir l’estimation la plus proche possible de la réalité, les collaborateurs de Ricoh Belgium ont rencontré tous les managers et de nombreux utilisateurs. Ainsi, cette première étude Pay Per Page (calcul du TCO - Total Cost of Ownership) réalisée par Ricoh Belgium a révélé que l’ONSSAPL disposait d’un parc d’imprimantes et de multifonctions (MFP) important. Au total, le parc comportait 109 appareils dont 92 imprimantes, 14 MFP et 3 MFP de production de l’imprimerie, répartis en 32 modèles et 6 marques différents. Le volume mensuel d’impression représentait un chiffre total de plus de 570.000 pages. Hors imprimerie, ce chiffre équivalait à près de 160.000 pages pour les imprimantes et MFP. Cet audit a donc permis à Ricoh Belgium de constater que le coût total de possession des imprimantes et MFP (hors imprimerie) était fort élevé, soit près de 2.500€/mois.

Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium & Luxembourg explique : « L’objectif de cette analyse était de dresser une vue d’ensemble du parc, de son coût, de sa consommation énergétique et ensuite de proposer la meilleure alternative en termes d’appareils pouvant cependant générer une diminution des frais. Il est en effet connu que nos multifonctions produisent non seulement un volume plus important mais qu’ils permettent également une réduction des coûts. Ainsi, en supprimant purement et simplement toutes les imprimantes individuelles et en augmentant le nombre de MFP, nous pouvons garantir un même rendement à un prix diminué de moitié ! »

Réduction des coûts de près de 50% !

Les 92 imprimantes individuelles ont ainsi été supprimées. Les 14 MFP ont quant à eux été remplacés par 38 MFP Ricoh aux performances élevées (20 N/B et 18 couleurs). L’économie relative au papier et à la consommation énergétique a été obtenue en imposant le mode recto/verso par défaut et l’impression monochrome en standard sur les appareils couleurs.

Ces changements ont permis d’obtenir une économie annuelle estimée à 14.704€ en matériel, 3.368€ en consommation d’énergie et 4.765€ en économie sur la consommation de papier. Soit une économie annuelle totale de 22.837€. Au niveau environnemental, l’ONSSAPL observe aujourd’hui une réduction de son empreinte carbone de 10 tonnes par an pour le papier et de 9 tonnes pour l’énergie utilisée.

Et Eric Gryson de souligner : « En réduisant l’utilisation des matières premières, en optimisant les processus de production et en diminuant la consommation d’énergie, nous exploitons au maximum les avantages environnementaux de nos MFP. Nous avons pu dès lors aider l’ONSSAPL à réduire à la fois son empreinte environnementale et ses frais généraux tout en augmentant l’efficacité et le contrôle de ses coûts. »

Sécurité des documents et support

Comme dans toute institution publique, la sécurité des documents constitue un enjeu de taille. Grâce au principe « follow you printing », il suffit à l’utilisateur de présenter son badge devant n’importe quel MFP de l’une des succursales pour lancer l’impression. En résultent non seulement la sécurité et la confidentialité des documents mais également la suppression des impressions inutiles que l’on oublie trop souvent à l’imprimante.

Avec sa politique d’impression claire, Ricoh Belgium a simplifié la vie au sein de l’ONSSAPL. En effet, grâce à l’utilisation d’une seule marque et de 38 MFP répartis en seulement 4 modèles, les utilisateurs comprennent plus facilement les appareils et, en cas de problème, Ricoh Belgium peut gérer celui-ci rapidement. La satisfaction de l’utilisation des MFP s’est fait ressentir immédiatement tant au niveau de la rapidité que de la qualité d’impression. Grâce à Ricoh Belgium, l’ONSSAPL peut aujourd’hui se concentrer sur son core business.

« Nous sommes réellement satisfaits du travail accompli par Ricoh Belgium. Rationaliser notre parc d’imprimantes nous a permis d’optimiser notre consommation et nous a procuré des économies importantes. Grâce à l’expertise et au savoir-faire des équipes dévouées de Ricoh Belgium, nous ne devons plus nous soucier des problèmes d’impression », conclut Luc Duyck, responsable de la production et de l’infrastructure ICT.