Ricoh Belgium modernise la gestion documentaire de l’étude notariale Franeau

Lundi 9 mars 2015 — Vilvorde – Ricoh Belgium s’est attelé avec brio à la modernisation de la gestion documentaire de l’étude notariale montoise Franeau. Les notaires Franeau faisaient face à une situation nécessitant la réduction du nombre de copies et d’impressions de leur étude, tout en augmentant l’efficacité du service et en améliorant la gestion de leurs dossiers. Avec plus de 17 000 documents d’archives et environ 14 000 copies et impressions par mois, la situation devenait en effet pressante. Ricoh s’est chargé de l’optimisation du traitement de leurs flux documentaires papier et de la numérisation de tous les dossiers ouverts à l’étude. Résultat : un gain de temps et de place conséquent, et une augmentation plus que convaincante de la fluidité, de l’efficacité et de la rapidité dans le traitement des dossiers de l’étude.

 

Comme le dit Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium/Luxembourg : « Ricoh se veut être un fournisseur qui se distingue en matière de solutions de gestion documentaire novatrices et vise l’amélioration continue de la productivité de ses clients. Nous créons notre valeur ajoutée en plaçant le client de manière centrale. Nous partons de ses besoins et analysons sa méthode de travail. Nous implémentons ensuite hardware et software à la pointe de la technologie afin d’optimiser ses processus existants. Nos objectifs sont clairs : diminution des coûts et augmentation de la productivité. »

Une étude notariale produit, par la force des choses, une masse très importante de papier, ce qui implique un traitement rigoureux d’archives très conséquentes. Ricoh Belgium propose des solutions pour optimiser la façon de travailler de ces métiers confrontés à des flux documentaires importants et disposant rarement des technologies qui leur permettraient de simplifier leur façon de travailler. A Mons, deux notaires associés ont sauté le pas.

Les notaires Adrien et Julien Franeau se sont associés en 2006. Au fil des années, les archives prenaient de plus en plus d’espace dans la cave de l’étude. La situation devenait préoccupante : ces dernières années, le nombre de copies et d’impressions faites sur l’imprimante multifonction Ricoh a explosé.

Automatisation de la correspondance avec Click & Post

C’est lors du remplacement de cet appareil multifonction que Ricoh a proposé aux notaires associés une solution pour réduire le nombre de copies et d’impression, tout en augmentant l’efficacité du service et en améliorant la gestion des dossiers de l’étude. Dans un premier temps, il s’agissait de mettre en place une solution Click & Post pour optimaliser le traitement des flux documentaires papiers. Ensuite, la numérisation des archives permet de faciliter l’accès aux actes notariaux qui sont accessibles en quelques clics.

Ce package a séduit les notaires Franeau qui y ont vu l’intérêt d’intégrer au fonctionnement de leur étude une solution stratégique complète. En effet, sur l’année écoulée, l’étude a produit près de 14.000 copies et impressions par mois. Un chiffre en constante augmentation ces dernières années. Pour une PME de 6 personnes, c’est beaucoup et la situation devenait préoccupante. Grâce à l’intégration de Click & Post, ce nombre devrait radicalement baisser.

En effet, l’application Click & Post a été intégrée aux logiciels habituels de l’étude pour que les collaborateurs n’aient qu’à cliquer sur le bouton approprié pour envoyer les documents à leurs destinataires sans avoir à traiter l’envoi eux-mêmes. Fini l’impression, le traitement et l’envoi manuel. Dorénavant, c’est Ricoh qui s’occupe de tout. Un gain de temps appréciable comme le confirme Julien Franeau, un des notaires de l’étude : « Grâce à ce système, plus de risque d’oubli, d’erreur ou de perte de courrier. Tout est traité par Ricoh, ce qui représente un gain de temps appréciable pour nous. »

Digitalisation des archives

Pour tirer le maximum de l’application Click & Post, les archives de l’étude ont également été numérisées. Tous les actes des dossiers depuis 1975 sont passés par les mains des spécialistes de Cintra, le partenaire de Ricoh en la matière. Au total, cela représente environ 17.000 documents qui ont été restitués sous forme numérique à l’étude. Pour Julien Franeau, les avantages sont multiples : « Non seulement, cela représente un gain de place important dans les caves de l’étude, mais c’est surtout un gain de temps énorme. Quand un client a besoin de la copie d’un acte, nous pouvons la lui envoyer en quelques clics. Il suffit de retrouver l’acte dans la base de données électronique et ensuite de l’envoyer via Click & Post. Efficace, rapide et sûr. » Naturellement, l’étude est légalement tenue de garder des copies des actes notariaux mais en comparaison avec la masse de documents conservée par le passé, ces actes représentent assez peu de travail d’archivage.

Depuis le 1er juillet, les nouveaux dossiers ouverts à l’étude sont systématiquement numérisés et intégrés dans le nouveau circuit. Pendant quelques mois, les deux façons de travailler coexisteront jusqu’à ce que les anciens dossiers soient clôturés et que seuls subsistent les dossiers électroniques.

Fluidité, efficacité et rapidité dans le traitement des dossiers

Pour Julien Franeau, la prise de conscience a démarré lorsqu’il s’est rendu compte de la masse exponentielle de documents produite chaque année par l’étude : « Compte tenu des archives existantes et des dossiers en cours, il fallait trouver une solution pour rationnaliser nos flux documentaires. De plus, nous étions ouverts à une proposition comme celle de Ricoh qui nous permettait de moderniser notre fonctionnement. Il est encore un peu tôt pour tirer les premiers bilans mais nous espérons à terme réduire significativement notre utilisation de papier tant pour des raisons environnementales qu’économiques. Bien sûr, les bénéfices en termes de fluidité, d’efficacité et de rapidité dans le traitement des dossiers se font déjà ressentir. »

De l’aveu même de Julien Franeau, le dispositif installé est très intuitif et l’ensemble des collaborateurs de l’étude n’a pas eu de difficulté particulière à s’y adapter. Un spécialiste de Ricoh est venu présenter les nouveautés et a expliqué comment les utiliser pour en tirer le maximum. Les retours des collaborateurs sont globalement très positifs dans la mesure où cette solution Ricoh facilite grandement le travail administratif.

Comme le dit Julien Franeau, notaire associé : « Nous sommes les premiers notaires en Belgique à avoir numérisé nos archives et à fonctionner de cette façon. Ce n’est pas tant être précurseurs qui nous intéressait mais plutôt disposer d’outils efficaces et performants qui nous permettent de moderniser le fonctionnement de notre entreprise. D’ailleurs, à terme, mon but est de me déplacer en clientèle uniquement muni d’une tablette. » Grâce à Ricoh, finie l’image poussiéreuse du notaire croulant sous les documents, place au notaire 2.0.

 

| A propos de Ricoh |

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La plus grande partie des revenus générés par la société provient de produits, solutions et services qui améliorent l'interaction entre les personnes et l'information. Ricoh produit également des appareils photos numériques et des produits industriels spécialisés, maintes fois primés. L'entreprise est réputée pour la qualité de sa technologie, le niveau exceptionnellement élevé de son service à la clientèle et ses initiatives en matière de développement durable.

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