Ricoh Belgium moderniseert het documentbeheer van notariskantoor Franeau

“Ricoh Belgium wilt een onderscheidende leverancier zijn van innovatieve oplossingen voor document management gericht op het verbeteren van de productiviteit bij klanten”, vertelde Eric Gryson, CEO Ricoh Belgium/Luxembourg. “Onze toegevoegde waarde creëren we door de klant centraal te plaatsen. We vertrekken vanuit zijn behoeften en analyseren zijn werkmethode. Vervolgens implementeren we technologisch hoogwaardige hard- en software om zijn bestaande processen te optimaliseren. Met twee heldere doelen voor ogen: lagere kosten en een hogere productiviteit.”

Een notariskantoor produceert een grote hoeveelheid documenten, wat gepaard gaat met aanzienlijke archieven die nauwkeurig beheerd moeten worden. Ricoh biedt oplossingen om de manier van werken te optimaliseren van beroepen die te maken krijgen met grote documentenstromen en meestal niet over aangepaste technologieën beschikken om eenvoudiger te werken. In Bergen hebben twee geassocieerde notarissen de grote stap gezet.

Notarissen Adrien en Julien Franeau associeerden zich in 2006. Door de jaren heen namen de archieven steeds meer ruimte in de kelder van het bureau in. De situatie werd zorgwekkend: de laatste jaren barstte het aantal afdrukken en kopieën die werden gemaakt op de multifunctionele printer van Ricoh uit zijn voegen.

Automatisatie van de correspondentie met Click & Post

Toen dit multifunctionele apparaat vervangen moest worden, stelde Ricoh de geassocieerde notarissen een oplossing voor om het aantal afdrukken en kopieën te verminderen en tegelijkertijd de efficiëntie van de service te verhogen en het dossierbeheer van het notariskantoor te verbeteren. In een eerste fase werd een ‘Click & Post’-oplossing geïnstalleerd om de verwerking van de papieren documentenstroom te optimaliseren. Vervolgens werden de archieven gedigitaliseerd, waardoor de notariële akten beschikbaar werden in enkele muisklikken.

Dit pakket overtuigde de notarissen Franeau, omdat ze beseften hoe voordelig het was om een volledige strategische oplossing te integreren in de werking van hun kantoor. Het afgelopen jaar produceerde het bureau immers ongeveer 14.000 kopieën en afdrukken per maand en dit cijfer blijft van jaar tot jaar stijgen. Dit is veel voor een kmo van 6 personen en de situatie werd dan ook zorgwekkend. Dankzij de integratie van de Click & Post zou dit cijfer flink moeten dalen.

De Click & Post-toepassing werd in de huidige software van het kantoor geïntegreerd zodat de medewerkers alleen maar op de juiste toets moeten drukken om documenten naar hun bestemmeling te sturen, zonder dat ze de verzending zelf moeten regelen. Afdrukken, verwerken en handmatig versturen zijn verleden tijd. Voortaan zorgt Ricoh voor alles. Hiermee wordt veel tijd gewonnen, zo bevestigt Julien Franeau, één van de notarissen van het kantoor: “Dankzij dit systeem lopen we geen risico meer om dingen te vergeten, fouten te maken of post te verliezen. Ricoh neemt ons alles uit handen, en zo winnen we veel kostbare tijd.”

Digitalisering van archieven

Om het maximum uit de Click & Post-toepassing te halen, werden ook de archieven van het bureau gedigitaliseerd. Alle akten van de dossiers sinds 1975 zijn door de handen van de specialisten van Cintra gegaan, de partner van Ricoh voor deze zaken. In totaal werden ongeveer 17.000 documenten in digitale vorm overhandigd aan het notariskantoor. Volgens Julien Franeau zijn er meerdere voordelen: “Niet alleen besparen we erg veel plaats in onze kelder, we winnen vooral enorm veel tijd. Wanneer een klant een kopie van een akte nodig heeft, kunnen we hem deze in enkele klikken opsturen. Het volstaat om de akte in de elektronische database terug te vinden en te versturen via Click & Post. Efficiënt, snel en veilig.” Natuurlijk is het notariskantoor wettelijk verplicht om kopieën van notariële akten te bewaren, maar in vergelijking met de massa documenten die het vroeger bewaarde, vraagt de archivering van deze akten weinig werk.

Sinds 1 juli worden de nieuwe dossiers automatisch gescand en geïntegreerd in het nieuwe circuit. Deze twee manieren van werken zullen nog enkele maanden blijven bestaan totdat de oudere dossiers gesloten zijn en er enkel nog elektronische overblijven.

Vlotte, doeltreffende en snelle verwerking van de bestanden

Voor Julien Franeau kwam het besef toen hij de groeiende massa documenten zag die het kantoor elk jaar opnieuw produceerde: “Rekening houdend met de bestaande archieven en lopende dossiers, hadden we behoefte aan een oplossing voor onze documentenstroom. Bovendien stonden we open voor een voorstel zoals dat van Ricoh om onze manier van werken te moderniseren. Het is een beetje vroeg om de eerste balans op te maken maar op termijn hopen we het gebruik van papier aanzienlijk te verminderen, zowel om milieu- als om economische redenen. Natuurlijk zijn de voordelen op het vlak van vlotheid, doeltreffendheid en snelheid in de verwerking van de bestanden al duidelijk merkbaar.”

Volgens Julien Franeau is de nieuwe installatie zeer intuïtief en hebben de medewerkers van het notariskantoor geen bijzondere moeilijkheden gehad om zich aan te passen. Een Ricoh-specialist kwam de nieuwigheden voorstellen en legde uit hoe ze deze konden gebruiken om er het maximum uit te halen.  De feedback van de medewerkers is over het algemeen zeer positief omdat de oplossing van Ricoh het administratief werk aanzienlijk vergemakkelijkt.

Volgens geassocieerd notaris Julien Franeau zijn ze “de eerste notarissen in België die onze archieven hebben gedigitaliseerd en op deze manier werken. We willen niet per se een voorloper zijn, we zijn vooral geïnteresseerd in efficiënte en krachtige tools die de werking van ons bedrijf moderniseren.. Op termijn is het trouwens mijn doel om mijn klanten te bezoeken met enkel een tablet als uitrusting.” Dankzij Ricoh maakt het stoffige imago van de notaris die bedolven wordt onder de documenten plaats voor de notaris 2.0.

    | Over Ricoh |

Ricoh is een wereldwijd opererend technologiebedrijf, gespecialiseerd in breed inzetbare oplossingen voor kantooromgevingen, zoals documentmanagement systemen, production printing en IT-diensten. Het hoofdkantoor van de Ricoh Group is gevestigd in Tokio en is actief in meer dan 200 landen en regio’s. In het financiële jaar dat afliep op 31 maart 2014 realiseerde de Ricoh Group wereldwijd een verkoopomzet van 2.195 miljard yen (ongeveer 21.3 miljard USD). 

De omzet van het bedrijf is in hoofdzaak afkomstig van producten, oplossingen en diensten die de interactie tussen mensen en informatie verbeteren. Ricoh produceert verder ook bekroonde digitale camera’s en gespecialiseerde industriële producten. Het staat bekend voor de kwaliteit van zijn technologie, het uitzonderlijke niveau van zijn klantenservice en zijn initiatieven voor duurzaam ondernemen.

Onder de vlag van de nieuwe baseline, imagine. change. helpt Ricoh bedrijven de manier waarop ze werken te veranderen en de collectieve verbeelding van de medewerkers te benutten.

Voor meer informatie, ga naar www.ricoh.be/pers